Si vous ne trouvez pas de réponses à vos questions, contactez-nous par email.
Comment accéder aux modes d'emploi ?
Il existe deux tutoriels pour les utilisateurs de collecte-pro :
- Mode d'emploi pour les demandeurs à télécharger ici
- Mode d'emploi pour les répondants à télécharger ici
Collecte-pro en vidéos ?
Découvrez les principales fonctionnalités de collecte-pro à l'aide de courtes vidéos :
Je ne connais pas mon mot de passe pour me connecter, comment faire ?
Si votre administration vous a créé un compte utilisateur ou bien si vous avez reçu un courriel vous invitant à vous connecter, cliquez sur "se connecter" puis "mot de passe oublié".
Vous renseignerez alors votre adresse électronique et recevrez un lien pour initialiser votre mot de passe (pensez à vérifier votre dossier de courriels indésirables).
Si vous avez oublié votre mot de passe, la procédure est la même.
Votre mot de passe doit être composé de 15 caractères minimum et comprendre au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Je ne reçois pas le lien de connexion pour initialiser mon mot de passe
Nous vous invitons à effectuer, selon le cas, les actions suivantes :
- Vous assurer qu'un accès à Collecte-pro vous a bien été créé
- en tant que répondant : auprès de l'administration de contrôle
- en tant que demandeur : auprès de votre référent Collecte-pro
- Vérifier que le message n’a pas été classé dans vos spams ou courriers indésirables
- Demander à votre service informatique d’autoriser la réception des messages émis par l’adresse avec extension « collecte-pro.gouv.fr »
En tant que répondant, est-il possible de déposer des fichiers contenant des données sensibles ?
Si certains documents contiennent des données sensibles, il est impératif de les chiffrer avant leur dépôt dans collecte-pro.
L’utilisation du logiciel 7-zip est recommandée : https://www.7-zip.fr
La clé de déchiffrement devra être transmise à l’équipe d’instruction par un autre moyen de communication que collecte-pro.
En tant que répondant, je n'ai pas de réponse à une question. Que faut-il faire ?
Il se peut que vous n'ayez pas d'éléments de réponse ni de pièces justificatives à apporter à une question. Dans ce cas, nous vous recommandons :
- De créer un document, par exemple un fichier Word, où vous expliquerez brièvement que vous n'avez pas d'élément de réponse.
- Ensuite, vous pourrez déposer ce fichier Word ou une version PDF sous la question concernée.
Cette information est importante pour les équipes d'instruction. Elle évitera les malentendus et le risque que la même question vous soit reposée dans un prochain questionnaire.
En tant que répondant, est-il possible de déposer plusieurs documents à la fois ?
Oui. Collecte-pro permet de déposer plusieurs fichiers à la fois : textes (word ou openoffice), tableaux (xls, xlsx, calc ...), des documents de type pdf, des bases de données et des fichiers compressés ou zippés.
En tant que répondant, est-il possible de déposer des dossiers ?
Non. Il n'est pas possible de déposer un ou plusieurs dossiers.
En revanche, vous pouvez déposer un fichier compressé ou zippé.
Pour compresser ou zipper un dossier, nous vous conseillons d'utiliser la solution 7-Zip : logiciel gratuit et libre d'archivage à très haut taux de compression
En tant que répondant, est-il possible de modifier ou supprimer un document déposé par erreur ?
Oui. Il est possible de remplacer un document déposé sur collecte-pro. En cas d’erreur, vous pouvez mettre le document à la corbeille. En revanche, celui-ci n’est pas définitivement supprimé. La corbeille reste consultable par l’équipe d’instruction.
En tant que répondant, est-il possible de déposer un fichier très volumineux ?
Oui mais dans la limite d'une taille maximale de 256 Mo.
Si votre fichier est d'un volume supérieur vous pouvez :
- le compresser ou le zipper
- le diviser en plusieurs fichiers
- contacter l'équipe d'instruction pour trouver un autre canal de partage de document pour ce cas précis.
Pour compresser ou zipper votre fichier, nous vous conseillons d'utiliser 7-Zip : logiciel gratuit et libre d'archivage à très haut taux de compression
En tant que demandeur, est-il possible de modifier la numérotation de mes questions ?
Il n'est pas possible de modifier la numérotation de vos questions. Elle est générée automatiquement par collecte-pro lorsque vous créez votre questionnaire.
En tant que demandeur, je souhaite créer des sous-parties ou sous-thèmes à mon questionnaire. Cela est-il possible ?
Il n'est pas possible de créer des sous-thèmes ou des sous-parties dans un questionnaire.
Sur collecte-pro, il existe trois niveaux de granularité :
- Nom du questionnaire
- Thèmes (ou parties) du questionnaire
- Questions de chaque thème.
Les équipes prévoyant la granularité suivante ne peuvent pas le faire sur collecte-pro :
- Nom du questionnaire
- Thèmes (ou parties) du questionnaire
- Sous-thèmes (ou sous-partie) de chaque thème
- Les questions de chaque thème.
Certaines équipes d'instruction ayant prévu initialement un questionnaire comportant des sous-thèmes ont priviligié la création de plusieurs questionnaires. Ainsi le nom de leur questionnaire n°1 correspond au nom de leur thème 1 inital.
En tant que demandeur, je dois adresser des questionnaires différents à plusieurs organismes. Comment faire ?
collecte-pro vous permet de créer autant d'espaces de dépôt que vous le souhaitez.
Chaque espace de dépôt correspondra à un organisme interrogé différent.
Chaque espace de dépôt est étanche et sécurisé. Concrètement, l'organisme X ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt X tandis que l'organisme Y ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt Y.
Exemple :
Pour la procédure « FBI », vous pouvez créer un espace de dépôt pour le « FBI » et un second pour le « Secrétaire d'Etat à la défense ». L'équipe d'instruction pourra voir ces deux espaces. En revanche, le FBI et le secrétaire d'Etat à la défense ne verront que leur propre espace de dépôt.
En tant que demandeur, je souhaite adresser le même questionnaire à plusieurs organismes interrogés différents. Comment faire ?
Pour vous éviter de ressaisir plusieurs fois le même questionnaire, vous pouvez dupliquer un espace de dépôt en sélectionnant le ou les questionnaires que vous souhaitez adresser à un nouvel organisme. Consultez le mode d'emploi.
En tant que demandeur, je souhaite exporter les réponses déposées
Il est possible d'exporter les réponses déposées très simplement à partir de l'espace concerné en cliquant sur Exporter (Zip)
L’exportation d’un volume important de documents peut prendre du temps. Un message de téléchargement durant l'exécution de l'export s'affiche. Lorsque le processus sera terminé, votre navigateur vous avertira de la fin du téléchargement ou bien vous affichera un message vous demandant de préciser le répertoire où les fichiers doivent être stockés.
En tant que répondant et demandeur, je souhaite proposer une amélioration de la solution collecte-pro
Vous avez une idée pour améliorer collecte-pro, vous pensez qu'une option manque ou bien vous souhaitez nous donner votre avis : contactez-nous directement ou sur GitHub.
Un de nos buts est de toujours augmenter l'efficacité de cette solution pour nos utilisateurs. Toutes les propositions d'amélioration sont les bienvenues. Elles sont étudiées au regard de leur impact direct pour les utilisateurs demandeurs, comme répondants : gain de temps, réduction des délais d'instruction, facilité de compréhension...