Conditions générales d'utilisation
En utilisant l’application collecte-pro, vous vous engagez à respecter les conditions générales d'utilisation suivantes :
1. Conditions générales d'utilisation
1. Présentation / Fonctionnalités du site collecte-pro
Le site collecte-pro permet la transmission et la collecte de documents.
Il est organisé en espaces de dépôt. Les missions, ou équipes d’instruction, y publient un ou plusieurs questionnaires. Les organismes répondants y déposent les documents correspondant aux différentes questions.
2. Caractéristiques techniques
La liaison avec l’application collecte-pro s'effectue au moyen d'un protocole sécurisé depuis le site
L’utilisation d’un navigateur Internet usuel dans une version maintenue par l’éditeur est recommandée pour une utilisation optimale de l’application collecte-pro. L’utilisation de l’application requiert en outre un logiciel permettant la lecture des documents au format PDF (Portable Document Format), DOCX (documentation en format texte) et XLSX (document en format tableau).
Les navigateurs utilisés doivent activer JavaScript et accepter les cookies.
Chaque utilisateur doit disposer d’une adresse électronique active qui sera liée à son compte individuel. Chaque utilisateur doit s’assurer de conserver cette adresse électronique en fonctionnement. Il peut, le cas échéant, demander son remplacement en sollicitant l’équipe d’instruction.
3. Identification et sécurité
Identifiant
Les demandeurs disposent d’un compte de connexion par login et mot de passe ou bien d'une authentification centralisée proposée par son administration.
Ils peuvent créer les comptes utiles aux organismes répondants.
Les agents des organismes interrogés peuvent se connecter à l'application collecte-pro en sollicitant un compte auprès de l'équipe d’instruction.
Lors de la création d’un compte collecte-pro, l’identifiant est une adresse électronique.
Tout demandeur n’appartenant pas à une des administrations partenaires de collecte-pro se voit interdire la réutilisation de la solution à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été associé. Le non-respect de cette règle entrainera la suppression immédiate du compte.
Cookies de fonctionnement
Collecte-pro utilise des cookies indispensables à la connexion et au bon fonctionnement du site. Ils permettent d’utiliser les principales fonctionnalités du site et de sécuriser la connexion de l’utilisateur.
4. Confidentialité
Les données recueillies par le biais de cette application le sont pour permettre l’exercice des missions confiées aux administrations de l'Etat. Elles sont protégées par les obligations de secret professionnel et de préservation de la confidentialité des données qui incombent aux membres des inspections. L'administration s’engage à prendre toutes dispositions pour garantir cette confidentialité et la protection des informations transmises.
5. Transfert de documents
Seuls les fichiers en rapport avec les procédures en cours doivent être chargés dans l’application collecte-pro. Ces fichiers doivent comporter un contenu qui n'évolue pas (contenu statique).
Certains documents contenant des données sensibles doivent être chiffrés à l’initiative du répondant.
L’utilisation du logiciel 7-zip est recommandée : https://www.7-zip.fr
La clé de déchiffrement devra être transmise par le répondant à l’équipe d’instruction par un autre moyen de communication que collecte-pro.
La taille maximale de chaque fichier est fixée à 256 Mo. Les utilisateurs doivent privilégier les formats PDF, DOCX, DOC, ODT (documents texte), XLSX, XLS, ODS (documents tableur), CSV, ZIP, JPG, et PNG.
Il appartient au répondant de contrôler l’exactitude du contenu et de la forme des fichiers déposés. L’utilisateur, équipe d’instruction ou répondant, ne pourra ni modifier ni supprimer définitivement les documents déposés.
La qualité et la capacité du réseau à la disposition de l’utilisateur peuvent affecter la vitesse de transmission des documents.
6. Aide et précaution
En cas de problèmes rencontrés dans l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent contacter le support de collecte-pro, à l’adresse suivante : contact@collecte-pro.gouv.fr
En cas d’indisponibilité temporaire du service collecte-pro, l’utilisateur peut, s’il est contraint par un délai, transmettre ses documents aux équipe d’instruction par voie papier ou par message électronique adressé à l’adresse de l’équipe d’instruction.
L'accès à l'application ne doit se faire qu'à partir du poste professionnel fourni par le service informatique et numérique de chacune des administrations, équipe d’instruction et répondant. L'accès depuis un poste personnel (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) n'est pas autorisé.
Il appartient par ailleurs à l’utilisateur de s’assurer du bon fonctionnement de son matériel et de son réseau.
A la fin de la procédure, les équipes d’instruction doivent :
- Sauvegarder les documents utiles sur un espace partagé (serveur de fichiers, GED)
- Archiver le ou les espaces de dépôt
- Supprimer tous les documents téléchargés sur les postes de travail.
7. Suppression des données
Les données collectées dans les espaces de dépôt font l'objet d'une purge : tous les documents et toutes les données collectées sont définitivement effacés un an après la suppression de l'espace de dépôt par l'équipe d'instruction.
8. RGPD
Identité du responsable de traitement
La Directrice du numérique des ministères sociaux est responsable du traitement des données personnelles collectées par Collecte-pro.
Elle s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués à partir de ce site, soient conformes au « règlement général sur la protection des données » (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Base juridique du traitement
Collecte-pro est un service d’échanges de documents entre l’administration et les organisations qu’elle sollicite. Il répond aux besoins des administrations d’inspection et de contrôle des ministères sociaux et administrations partenaires dans l’exécution de leur mission de service public.
Finalité
Le traitement consiste à suivre :
- La gestion des comptes utilisateurs à des fins d’authentification
- les créations de comptes utilisateurs : nom, prénom, courriel, date de création
- les droits d’accès aux espaces de dépôt
- le suivi du dépôt des fichiers : auteur, date
- Ades fins de sécurité : la date de dernière connexion, l’adresse IP de connexion
Les destinataires des données sont :
- L’hébergeur, Cegedim, et les administrateurs centraux, Cat-Amania et la Direction du numérique des ministères sociaux. Ceux-ci accèdent à toutes les données.
- Les administrateurs locaux, l’utilisateur demandeur et répondant accèdent à la date de dépôt du fichier et au nom du déposant
Durée de conservation des données
La conservation des données est limitée à la durée d’utilisation de l’application Collecte-pro. Les traces techniques sont conservées 1 an après la fermeture de l'espace de dépôt
Droit des personnes
Pour toute information ou exercice de vos droits sur les traitements de données personnelles opérés par le site collecte-pro.gouv.fr, vous pouvez nous contacter par courriel à l’adresse suivante : rgpd-dnum@sg.social.gouv.fr
À noter :
- Afin de pouvoir traiter votre demande, merci de bien préciser l’objet de votre demande
- En cas d’exercice de vos droits, vous devez justifier de votre identité.
NB : Les traitements métier mis en œuvre par les équipes d’instruction qui utilisent Collecte-pro font l’objet d’une déclaration spécifique en tant que de besoin. Dans ce cadre, chaque équipe doit se référer au délégué à la protection des données (DPD) de son administration
9. Evolution du service
Le service collecte-pro peut évoluer sans information préalable ou préavis. L’interface est régulièrement améliorée sur la base des retours des utilisateurs, des évolutions réglementaires et législatives et des mises à jour de sécurité.
10. Disponibilité du service
L’accès à collecte-pro peut être suspendu sans information préalable ni préavis, notamment pour des raisons de maintenance.
En cas d’indisponibilité totale du service, l’accès à celui-ci sera rétabli au plus tard dans les 24 heures de la survenue de l’incident.
Même si les efforts sont fournis pour maintenir le service toujours opérationnel, les éventuelles indisponibilités n’ouvriront pas droit à compensation financière.
Les administrateurs se réservent également le droit de bloquer, sans information préalable ni compensation financière, les usages mettant en péril l’utilisation du logiciel par d’autres usagers. Il s’agit d’anticiper d’éventuelles attaques par déni de service.
11. Evolution des conditions d'utilisation
Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être modifiés ou complétés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au service, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Ces modifications et mises à jour s’imposent à l’utilisateur qui doit, en conséquence, se référer régulièrement à cette rubrique pour vérifier les conditions générales en vigueur.
12. Références légales
Pour les opérations faisant appel à l’informatique, le droit de communication implique l’accès aux logiciels et aux données, ainsi que la faculté d’en demander la transcription par tout traitement approprié dans des documents directement utilisables pour les besoins du contrôle.
Protection des données à caractère personnel
Secret professionnel